THY BIBLIOTEK

- artikel til [BLF] [IT] v/ stadsbibliotekar Christian Strangholt, Thisted

 

Biblioteksfusionering efter opskrifterne i KL’s Procesguide.

 

I sammenlægningen af Hanstholm, Sydthy og Thisted biblioteker i et nyt THY BIBLIOTEK har man i afklarings- og planlægningsfasen med succes anvendt en til biblioteksforhold transskriberet udgave af KL’s såkaldte Procesguide.

 

Forhistorien

 

Med hjemmel i Lov om biblioteksvirksomhed (mellemkommunal betaling) indledte Hanstholm og Thisted kommuner allerede for 3-4 år siden drøftelser om et udvidet samarbejde på biblioteksområdet. Forhandlingerne strandede dog på en uenighed om, hvorvidt Hanstholm (6.000 indbyggere) skulle op på det udgiftsniveau pr. indbygger, som var kendt i Thisted (30.000 indbyggere).

 

Men mange af de ”indledende” øvelser var gjort, og det var derfor naturligt, at det blev biblioteksområdet, der blev udpeget som en slags ”prøveklud” endda allerede inden loven om kommunalreformen var en realitet. ”Udnævnelsen” af bibliotekssystemet som prøveballon hang endvidere sammen med, at man forventede netop bibliotekssystemet som værende ”en af de nemme” - lovreguleret og med tradition for stringens og struktur i opgavevaretagelsen, - herunder fortrolighed med projektarbejdsformen og med forholdsvis præcise kommandoveje i såvel det administrative som det politiske niveau.

 

Onde tunger i Thy påstår, at Hanstholm og Thisteds hastværk med at komme i brudeseng, som man siger her på egnen, var et forsøg på at holde andre kommuner (læs Sydthy og måske Morsø) udenfor.

 

Enden på en lang historie blev dog, at Sydthy kom med i fællesskabet, mens Morsø valgte at gå enegang. Thy Kommune bliver således på godt 46.500 indbyggere.

 

Man har nedsat en arbejdsgruppe bestående af cheferne på de tre nuværende biblioteker. Thisted har naturligt taget ”førertrøjen” med baggrund i, at den største kommune (måske) har de fleste ressourcer at investere i arbejdet.

 

Arbejdsgruppen har i første omgang selv valgt sin organisering omkring et projektforløb, der med udgangspunkt i en af arbejdsgruppen transskriberet udgave af KL’s Procesguide har som mål at udpege de centrale udfordringer og muligheder, som en kommunal sammenlægningsproces i Thy indebærer, - idet man konkret vil forsøge at opstille centrale anbefalinger til sammenlægningen på biblioteksområdet.

 

KL’s Procesguide (transskriberet til biblioteksområdet)

 

Guiden starter ikke uventet med at fastslå, at sammenlægningsprocesser er vanskelige og indeholder mange faldgruber. Men at processen samtidig udløser nye potentialer og muligheder.

 

Hovedfokus i Procesguiden er selve sammenlægningsprocessen, - idet den i øvrigt suppleres af en række temaguides, hvori der foretages en mere udførlig gennemgang af implementeringsprocessen på særlige temaområder som bl.a. økonomi, IT, juridiske forpligtelser og personalehåndtering. Disse temaguides kan findes på www.kl.dk/kommunalreform.

 

Køreplan

 

Sammenlægningsprocessen er faseopdelt i en afklarings-, en planlægnings-, en beslutnings- og en gennemførelsesfase, og indeholder en lang række temaer og aktiviteter, der sorteres i den mest hensigtsmæssige rækkefølge ud fra et helhedssyn.

 

Afklaringsfasen handler om organisering og køreplan for processen, etiske spilleregler samt kommunikationsstrategier. Endvidere tager den hul på visionsdrøftelser for det nye bibliotekssystem samt statusbeskrivelser af de biblioteker, der skal lægges sammen.

 

Planlægningsfasen at være forberedende i forhold til de beslutninger, der efter Sammenlægningsudvalgets tiltræden 2006 skal træffes i beslutningsfasen og implementeres i gennemførelsesfasen.

 

Forståelse af sammenlægningsprocessen

 

Procesguiden sigter på at udvikle en grundlæggende forståelse af den udfordring, som sammenlægningsprocessen bliver for alle involverede. Dette sker ved at skitsere centrale begreber og elementer, som kan give et klarere billede af, hvad den gode sammenlægningsproces kan være.

 

Sammenlægningsprocesser vil være forskellige fra egn til egn, fra kultur til kultur og efter hvilke personer der er involveret.

1. Afvejning af de centrale aktørers interesser

Billedet af den gode sammenlægningsproces må grundlæggende tage udgangspunkt i de aktører og interessenter, som er til stede og berørt af sammenlægningen. De centrale aktører i en kommunesammenlægningsproces er de kommunale omgivelser i form af borgere (herunder erhvervsliv, organisationer, foreninger mv.) og kommunens medarbejdere, politikere og ledelse.

 

Under selve processen vil de respektive aktører som udgangspunkt have fælles interesser i blandt andet at være informerede, at kunne øve indflydelse og at have vished om sammenlægningens betydning for egen situation og position.

 

I forlængelse heraf må sammenlægningsprocessen helt grundlæggende basere sig på en erkendelse af, at

·        de centrale aktører har både fælles og indbyrdes forskellige behov, og

·        disse behov udvikler sig løbende som sammenlægningsprocessen gennemløber sine forskellige faser.

2. Tre pejlemærker for den gode sammenlægningsproces

 

 

 

 

 

Ejerskab kan udpeges som ét af tre grundlæggende pejlemærker for den gode sammenlægningsproces. Som nedenstående trekant illustrerer, udgøres de øvrige to pejlemærker af afvejningen mellem udvikling af bibliotekets opgaveløsning og rammerne herfor på den ene side og opretholdelsen af en sikker drift på den anden side.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bredt ejerskab og dialog handler først og fremmest om, at medarbejdere, politikere, ledere og borgere så vidt muligt inddrages i alle faser og informeres skridt for skridt i sammenlægningsprocessen. Dette bør blandt andet ske med henblik på at opnå en fælles erkendelse af behovet for sammenlægning, en fælles anerkendelse af mål og retning med sammenlægningen og mest mulig tryghed i omstillingsprocessen.

 

Med hensyn til udvikling og sikker drift viser erfaringer fra kommunale og private sammenlægningsprocesser på den ene side, at udvikling er afgørende. Udvikling af ”nye stier” er vigtigt, fordi der ikke automatisk opstår gevinster ved at sammenlægge f.eks. tre biblioteker, hvis det nye bibliotek blot kører videre ad uhensigtsmæssige ”gamle stier”. Derimod skal den nye fælles organisation indrettes med henblik på at optimere og forbedre opgaveløsningen og rammerne for opgaveløsningen. Og netop derfor er det vigtigt at udnytte anledningen til udvikling på områder, hvor der er gevinster at hente og det ikke indebærer et stort, yderligere ressourcetræk på organisationen.

 

Det er i den forbindelse vigtigt, at de centrale aktører kan se formålet med sammenlægningen – en vision, der formulerer svar på spørgsmålene om ’hvad er meningen?’ og ’hvor skal vi hen?’

 

Det grundlæggende behov er i den forbindelse, at biblioteket også i overgangsperioden præsterer en sikker drift, således at der ikke sker unødige fejl og forsinkelser i almindelig sagsbehandling og mere fagspecifik udlånsvirksomhed m.v.

 

I balanceringen af udvikling og sikker drift kan det som overordnet rettesnor anbefales at betragte selve sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt.

 

3. Nøgleelementer i forståelsen af sammenlægningsprocessen

Sammenfattes ovenstående generelle overvejelser, kan der udpeges en række centrale elementer i den grundlæggende forståelse af den gode sammenlægningsproces.

 

Udgangspunktet for den gode sammenlægningsproces må for det første være en erkendelse af, at der eksisterer både fælles, forskellige og skiftende behov hos de centrale aktører, og i forlængelse heraf en løbende opmærksomhed på og balancering af disse behov.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sammenlægningsprocessens faser og fokusområder

1. Sammenlægningsprocessens faser

 

Sammenlægningsprocessen kan inddeles i følgende fire faser:

 

·        Afklaringsfase: Fra offentliggørelsen af Strukturkommissionens rapport til det er formelt afgjort, hvilke kommuner (og dermed biblioteker) der skal lægges sammen

·        Planlægningsfase: Fra beslutning om sammenlægning til Sammenlægningsudvalget er valgt og tiltrådt

·        Beslutningsfase: Fra Sammenlægningsudvalget tiltræder til den ny kommune (og det nye bibliotek) formelt er trådt i kraft

·        Gennemførelsesfase: F.eks. de første 2-4 år, hvor den nye kommune (og det nye bibliotek) grundlæggende fungerer, men den fremtidige struktur og retning for kommunen og biblioteket fortsat skal finde sin form.

 

 

NB! Kommunegrupper der tidligt finder sammen, kan bevæge sig ind i planlægningsfasen før forår 2005

 

2. Fokusområder

Faseinddelingen angiver en kronologisk rækkefølge for sammenlægningsprocessen, der imidlertid også kan opdeles tematisk i en række fokusområder. KL har identificeret følgende primære fokusområder (her altså lettere omskrevet til biblioteksforhold):

 

·        Organisering og ledelse af bibliotekssammenlægningsprocessen

·        Det nye bibliotek – visioner, organisation, styring og ledelse

·        Økonomiske spørgsmål i forbindelse med sammenlægningsprocessen og det nye bibliotek

·        Personale

·        Eksterne kontrakter og aftaler

·        IT

·        Kommunikation med borgere og andre aktører

·        Sikker drift

 

3. Et overblik over sammenlægningsprocessen

På KL’s hjemmeside er gengivet i en samlet matrix, hvori de mest centrale anbefalinger er skitseret.

Anbefalinger til håndtering af sammenlægningsprocessen

Procesguiden udpeger 12 såkaldte opmærksomhedspunkter i sammenlægningsprocessen, og giver nogle centrale anbefalinger inden for hvert af disses temaer:

 

1.      Strategi for processen (vedrører indhold, form, hastighed, organisering, tilrettelæggelse, opfølgning og justering af processen. Endvidere balancering af ressourcerne med fokus på sikker drift og udvikling efter sammenlægningen).
Anbefalinger: Start i god tid og udskyd hvad der kan vente. Hold et højt tempo og byg broer og skab gensidig tillid.

 

2.      En effektiv beslutningsstruktur
Anbefaling: Udpeg en arbejdsgruppe som skal belyse biblioteksforhold. Sørg for intern projektkommunikation og kommunikation på tværs.

 

3.      Styr på processen – køreplan og etiske spilleregler
Anbefalinger: Opstil en samlet køreplan for processen. Hvilke aktiviteter der skal iværksættes, i hvilken rækkefølge og hvem der ventes at blive involveret. Bliv enige om et sæt etiske spilleregler for processen.

 

4.      Fælles vision (vedrører værdien af at udvikle en fælles vision for det nye bibliotek. Visionen indeholder en beskrivelse af den ønskede situation for den nye kommune om eksempelvis 5 eller 10 år, - jf. Kompetencebroen).

Anbefalinger: Skab en bredt forankret vision for det nye bibliotek. Med mulighed for at medarbejdergrupper, borgere og andre interessenter senere kan påvirke og indholdsudfylde visionen.

 

5.      Information, dialog og bredt ejerskab (vedrører tryghed hos alle involverede parter i bibliotekssammenlægningen, herunder motivering til at arbejde for at processen lykkes. Forhindrer samtidig den værste mytedannelse).

Anbefalinger: Udarbejd en interessentanalyse og en kommunikationsstrategi. Udarbejd målrettede og ensartede informationsindsatser og brug medarbejderne i disse. Skab dialog med medarbejdere og andre interessenter og etablér et samarbejde med de lokale medier.

 

6.      Personale
 Anbefalinger: Hold fast i ledelsesretten og hav styr på de personalejuridiske spørgsmål. Skab samtidig en tæt løbende dialog med medarbejderne og brug dem aktivt. Arbejd med værdier og udvikling af en fælles kultur.

 

7.      Økonomi (vedrører grundlaget for det nye biblioteks handlemuligheder og er dermed et vigtigt opmærksomhedspunkt i sammenlægningsprocessen. Drejer sig om samordning af alle de involverede bibliotekers økonomiske forhold).
Anbefalinger: Lav en socio-økonomisk analyse indeholdende demografiske, geografiske og andre rammevilkår samt udgifter og indtægter i ”de gamle” biblioteker. Få styr på principper og beslutninger vedr. økonomistyringen, men vær selektiv i valget af hvilke stordriftsfordele der skal indhøstes fra starten og hvilke der bør vente.

 

8.      Sikker drift (vedrører det faktum at medarbejdere, borgere og interessenter har begrænset og kortvarig forståelse for, at omstillingsprocessen kan betyde reduktioner eller direkte nedbrud i den daglige drift. Ambitionen bør som udgangspunkt være, at i hvert fald borgerne ikke berøres i overgangen fra det gamle til det nye bibliotek).
Anbefalinger: Skab forudsætninger for sikker drift. Sørg for, at de fysiske rammer, arbejdsprocedurerne og de nødvendige arbejdsredskaber og systemer, herunder IT og telefoni er på plads og funktionsdygtige fra sammenlægningen træder i kraft.

 

9.      Udvikling (vedrører den unikke mulighed, der er for at udvikle bibliotekets opgaveløsning og rammerne herfor. Hvis resultatet af sammenlægningen på alle områder alene bliver en videreførelse af de gamle bibliotekspraksis, så har det nye bibliotek – i hvert fald i første omgang – ikke udnyttet de udviklingspotentialer, der ligger i at organisationsstrukturen og arbejdsformerne alligevel skal ændres).
Anbefaling: Temaerne for udvikling bør i første omgang være selektiv og rettet mod de områder af bibliotekets opgaveløsning, hvor det er forbundet med åbenlyse fordele.

 

10.  Organisation og ledelse (handler om, hvordan den politiske og den administrative struktur og proces vil se ud, herunder samspillet mellem politikere og administration).
Anbefalinger: Tag udgangspunkt i vision og grundprincipper og anvend om nødvendigt overgangsmodeller.

 

11.  Administration og IT (vedrører kortlægning, konvertering og samkøring af data, harmonisering af administrative sagsgange og procedurer, udvikling af digitaliseringsstrategi, valg af IT-standarder og -platforme, kortlægning og sammenkobling af IT-systemer og IT-kompetenceudvikling af medarbejdere).
Anbefalinger: Lad ikke teknikken definere organisationen og hav fokus på, at beslutningerne er vanskeligere at træffe end teknikken.

12. Nye opgaver i bibliotekerene (handler om de nye opgaver, som reformen tilfører kommunerne. KL giver ingen anbefaling).

Værktøjskassen

Følgende er konkrete redskaber, som kan anvendes i sammenlægningsprocessen:

A.     En top 9-liste for aktiviteter

B.     Et bud på centrale etiske spilleregler

C.     Et bud på gode råd og overvejelser om kommunikation

 

A.  Top 9-liste for aktiviteter i afklarings- (og planlægnings) fasen

 

Nedenfor gives en række eksempler på, hvor langt bibliotekskommunerne i afklarings- (og planlægnings) fasen kan bevæge sig i forhold til nogle af de mest centrale forberedelser.

1.  Ansættelse af bibliotekschef og eventuel øvrig ”top”ledelse

 

Det vil ikke være muligt for de eksisterende kommuner i afklarings- og planlægningsfasen at ansætte en bibliotekschef for den fremtidige fælles kommune. Denne beslutning kan kun Sammenlægningsudvalget træffe.

 

Derimod vil det være muligt at udnævne en fælles projektleder for sammenlægningsprojektet.

 

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at projektlederen i givet fald er ansat af en af kommunerne og ikke af Sammenlægningsudvalget. Sammenlægningsudvalget ansætter således ved sin tiltrædelse selv sin stab.

2.  Beslutning om den nye kommunes serviceniveau på biblioteksområdet

 

Det er kun Sammenlægningsudvalget, der kan træffe beslutning om den nye kommunes serviceniveau.

 

De eksisterende kommuner kan og bør dog afklare og beskrive eget serviceniveau, foretage relevante sammenligninger mellem de kommuner, der skal lægges sammen og eventuelt harmonisere deres serviceniveauer.

3.  Fysisk placering af hovedbibliotek m.v.

 

Det er kun sammenlægningsudvalget, der kan træffe beslutning om biblioteksenhedernes fysiske placering.

 

Kommunerne kan og bør dog tilvejebringe et beslutningsmateriale fx i form af opgørelser over antal arbejdspladser i de eksisterende biblioteker samt etablere en arbejdsgruppe, som kan gennemføre sammenligninger, opstille valgmuligheder mv.

4.  Etablering af politisk og administrativ struktur for det nye bibliotekssystem

 

Det er kun sammenlægningsudvalget, der kan vedtage en styrelsesvedtægt og træffe beslutning om administrationens opbygning.

 

De eksisterende kommuner kan og bør dog forberede Sammenlægningsudvalgets beslutningsgrundlag ved at udarbejde forskellige forslag til en styrelsesvedtægt, men det står Sammenlægningsudvalget frit for, om man ønsker et andet udkast. Med hensyn til placering af medarbejdere kan de eksisterende kommuner forberede oversigter over personalet fx med angivelse af kvalifikationer og nuværende stillinger.

5.  Indkøb/etablering af fælles IT-system

 

Det er særdeles hensigtsmæssigt, hvis biblioteker, der står overfor at skulle sammenlægges i mere eller mindre faste rammer koordinerer deres IT-indkøb, således at der etableres IT-infrastruktur og systemer i de eksisterende biblioteker, der med et minimum af udgifter og arbejdsindsats kan bringes til at kommunikere sammen og/eller sammenlægges, når den nye kommune etableres.

 

Når indkøbene må ske som traditionelle fælles indkøb mellem de eksisterende biblioteker, er det fordi de eksisterende kommuner ikke hver for sig eller i fællesskab kan indgå aftaler om indkøb af IT-udstyr, som kun skal anvendes af den nye kommune, eller som indrettet efter en forudsætning om en given administrationsopbygning hos den nye kommune. De fælles indkøb skal således ske til de eksisterende kommuner, men naturligvis oplagt med sammenlægningen in mente.

6.  Fælles budget mv.

 

De eksisterende bibliotekssystemer kan i planlægningsfasen fx vælge at vedtage enslydende kasse- og regnskabsregulativer eller at harmonisere budgetterne. 

 

Det er alene Sammenlægningsudvalget, der kan træffe beslutning om den nye kommunes kasse- og regnskabsregulativ og om den nye kommunes budget.

7.  Personalehåndtering i forbindelse med reformen

 

De eksisterende kommunalbestyrelser er fortsat arbejdsgivere og bør derfor forholde sig til de bekymringer og problemer, som den kommende sammenlægning forårsager blandt medarbejderne.

 

Det vil være hensigtsmæssigt, at de kommuner, der skal lægges sammen, drøfter og koordinerer, hvordan de vil forholde sig til de personalepolitiske udfordringer, som sammenlægningerne indebærer, herunder aftaler en fælles tids- og handleplan, således at der f.eks. informeres enslydende og samtidigt.

 

Sammenlægningsudvalget vil dog ikke være bundet af disse beslutninger.

 

8.  Kommunikationsstrategi

 

De eksisterende biblioteker kan aftale en kommunikationsstrategi i forhold til personalet og borgerne. Det vil være særdeles hensigtsmæssigt, hvis de eksisterende biblioteker kommunikerer de samme budskaber på samme tid.

 

Sammenlægningsudvalget er ikke bundet af kommunernes fælles kommunikationsstrategi og kan træffe beslutning om sin egen kommunikationsstrategi. Det vil være hensigtsmæssigt at koordinere. 

9.  Økonomiske dispositioner

 

De eksisterende kommuner kan i samme omfang som hidtil foretage fælles indkøb og indgå fælles aftaler med tredjemand under hensyn til princippet om økonomisk forsvarlig forvaltning og til at kommunernes forpligtelser overgår til den nye kommune den 1. januar 2007.

 

B.  Etiske spilleregler

En slags ’Geneve-konvention’ for kommunesammenlægningen. De etiske spilleregler har dog kun værdi, hvis den konkrete ”betydning” af de enkelte spilleregler diskuteres i de forskellige fora, hvor sammenlægningsprocessen foregår

Konkret forslag til etiske spilleregler

·        Ligeværdighed og gensidig respekt. Sammenlægningsprocessen skal være præget af ligeværdighed og gensidig respekt mellem bibliotekerne og deres repræsentanter.

·        Åbenhed. Mål, planer og beslutninger meldes som udgangspunkt offentligt ud, for så vidt de ikke indeholder personfølsomme eller andre fortrolige oplysninger.

·        Alle implicerede udviser den nødvendige forståelse for, at hvis drøftelser og diskussioner skal kunne foregå åbent og ærligt, så fordrer det også gensidig loyalitet og diskretion. 

·        Arbejdsgruppens beslutninger meldes først ud til de involverede kommunalbestyrelser, derefter til medarbejderne og siden til medierne.

·        Ledige stillinger i de gamle kommuner opslås først efter orientering af de øvrige kommuner.

·        Den enkelte leder og medarbejders eventuelle usikkerhed skal tages alvorligt – spørgsmål skal som udgangspunkt håndteres af medarbejderens nærmeste foresatte.

 

C.  Kommunikation

For at kommunesammenlægningen skal lykkes optimalt, er det vigtigt at kommunikation gøres til et strategisk anliggende for den politiske og administrative ledelse i kommunerne.

 

 

Vil du vide mere?

 

Yderligere oplysninger om KL’s Procesguide kan du finde på www.kl.dk/procesguide

 

Om Thy Bibliotek’s foreløbige resultater kan du læse på www.thisted-bibliotek.dk